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Von Wasserfall bis SCRUM – 7 Methoden des Projektmanagements

Der Bedarf nach effektivem Projektmanagement ist groß – doch wie kann es umgesetzt werden? Der erste Schritt zum erfolgreichen Projekt ist die Wahl der richtigen Projektmanagement-Methode. Gerade agile Verfahren wie Scrum und Kanban gehören heute zu den absoluten Trend-Methoden des Projektmanagements. Flexibilität statt starrer Regelwerke – das klingt erst einmal gut, doch ist das wirklich immer das Richtige? Schließlich bringt jedes Projekt individuelle Anforderungen und Risiken mit sich. Interim Managern steht dafür ein großer Pool an bewährten sowie neueren Methoden zur Verfügung – da sind Namen wie agil, Scrum, Kanban, lean und Wasserfall nur die Spitze des Eisbergs. Wir geben Ihnen im Folgenden einen Überblick über sieben bewährte Projektmanagement-Methoden

Die Wahl der richtigen Methode

Leider gibt es keine einzige Methode als Universal-Lösung für alle Projektarten. Unterschiedlich aufgestellte Projekte bedürfen unterschiedlicher Projektmanagement-Methoden. Welches Modell speziell in Ihrem Unternehmen beziehungsweise Projekt optimal funktioniert, erfahren Sie in der nachfolgenden Auflistung. Bei der Entscheidung für die ein oder andere Strategie sind folgende Faktoren einzubeziehen:

  • strategische Ziele des Projekts
  • Unternehmenswerte
  • wichtigste Geschäftsfaktoren (Key Business Drivers)
  • Stakeholder
  • Projektrisiken
  • Projektgröße
  • Projektkomplexität
  • Ressourcen

Klassische Projektmanagement-Methoden

Klassische Projektmanagement-Methoden sind immer noch weit verbreitet und vor allem für überschaubare, klar definierte Projekte geeignet. Sie sind immer dann eine gute Wahl, wenn die Projektanforderungen und -leistungen sowie die zur Verfügung stehenden Ressourcen und Fristen bekannt und eindeutig festgelegt sind. Jeder Arbeitsschritt hängt in diesem Fall von der Fertigstellung des vorangegangenen ab.

Die wichtigsten Merkmale der klassischen Methoden sind:

  • stabile, langfristige Planung
  • exakte Umsetzung des Projektplans
  • fest definierte Zielsetzung
  • Top-Down-Führungsstil und Top-Down-Kommunikation

Klassische Methoden bieten einige Vorteile, stoßen allerdings gerade bei besonders komplexen Projekten an ihre Grenzen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn es um die Entwicklung innovativer Produkte oder Dienstleistungen geht. In solchen Projekten sind die Anforderungen an das Projektergebnis anfangs meist noch offen und entwickeln sich erst langsam über die gesamte Projektdauer.


Tipps für das erfolgreiche Umsetzen klassischer Projektmanagement-Methoden:

  1. Klare und präzise Planung: Ziele und Rahmenbedingungen des Projekts müssen von Anfang an klar definiert sein. Im Mittelpunkt des Projektmanagements steht ein fester Projektplan samt Deadlines und Budgetverteilung.
  2. Einplanen von Budget- und Zeitpuffern: Das dient der Risikominimierung für den Fall, dass es zu zeitlichen Verschiebungen oder veränderten Anforderungen seitens des Kunden kommt.
  3. Anlegen einer Meilenstein-Planung: Um optimal vorausplanen zu können, ist es hilfreich, eine Meilenstein-Planung festzulegen. Hierfür setzt man zu bestimmten Zeitpunkten im Projektverlauf Meilensteine, die zum erfolgreichen Projektabschluss führen. Es geht darum, die Gesamtheit aller Aufgaben auf kleinere, kontrollierbare Teile herunterzubrechen.


1. Wasserfall-Methode

Der Arbeitsprozess der Wasserfall-Methode lässt sich mit der Abwärtsbewegung eines Wasserfalls vergleichen. Stetig in eine Richtung fließend – charakteristisch für das Wasserfall-Konzept ist die Projektorganisation in aufeinanderfolgenden Projektphasen. Dabei hat jede Phase fixe Start- und Endpunkte, für die eindeutige Ergebnisse definiert sind. Die einzelnen Phasen hängen immer von den Ergebnissen der vorherigen Phase ab.

Das Wasserfall-Modell ist linear aufgebaut – auf den Abschluss einer Phase folgt die nächste, tiefer liegende Phase. Daraus ergibt sich auch die geringe Flexibilität der Methode: Es gibt kaum Spielraum für Änderungen während des Projektverlaufs.

Projektmanagement Methode
Wasserfall
Wasserfallmodell

Quelle: Projektfaktor Professionals

2. PRINCE2

Die Projektmanagement-Methode PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) ist ein sehr prozessorientiertes Werkzeug, das nur wenig dem Zufall überlässt. Mit PRINCE2 können Projektmanager ihre Projekte in kleinere, überschaubare Bestandteile herunterbrechen. Das Projekt wird so kontrollierbarer. Inputs und Outputs für die einzelnen Phasen sind genau definiert.

Grundlegend für die erfolgreiche Umsetzung von PRINCE2 sind eine gründliche Analyse, Strukturierung und Kostenschätzung. Großer Vorteil der Methode ist, dass sie Projekten einen strukturierten Rahmen gibt und Projektmanagern konkrete Handlungsempfehlungen für jede Projektphase bietet. Die Methode eignet sich daher gut für große, vorhersehbare Unternehmensprojekte, weniger jedoch für kleine, flexible Projekte.


3. Kritischer Pfad

Der Begriff “Critical Path” stammt aus der Netzplantechnik. Ein Netzplan ist eine Liste aller Aktivitäten, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlich sind. Diese Vorgänge hängen zeitlich oder logisch voneinander ab. Als kritischer Pfad wird die längste Kette von Vorgängen bezeichnet, die keinen eingebauten zeitlichen Puffer beziehungsweise Reserven haben. Sie müssen pünktlich fertiggestellt werden, damit die geplante Projektdauer nicht überschritten wird. Vom kritischen Pfad hängt also die Mindestdauer des Projekts ab – verschieben sich ein oder mehrere Vorgänge, die auf dem Kritischen Pfad liegen, verschiebt sich das gesamte Projekt. Die Methode kritischer Pfad hilft, frühzeitig auf Engpässe im Projekt aufmerksam zu werden.

Kritischer Pfad (Quelle : qz-online.de)

Agile Projektmanagement-Methoden

Ein großer Teil der agilen Projektmanagement-Methoden stammt aus der Software-Entwicklung. 2,7 Mal – um diesen Faktor erfolgreicher sind laut Agile Performer Index Unternehmen, die agiles Projektmanagement nutzen, im Vergleich zu solchen, die mit klassischen Methoden des Projektmanagements arbeiten.

Trotzdem ist der Einsatz agilen Projektmanagements nicht für jedes Unternehmen und jedes Projekt sinnvoll. Von Vorteil sind die agilen Methoden, wenn vorhersehbar ist, dass die Anforderungen an das Projekt sich häufig ändern werden. Dies ist zum Beispiel oft bei Projekten der Fall, die zu einem großen Teil aus Forschungsphasen bestehen. In der agilen Methodik verläuft das Projektmanagement schrittweise. Prozesse wiederholen sich und Projektmanager sowie Projektteam arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung des Produkts. Alle Beteiligten tragen daher ein großes Maß an Eigenverantwortung.

Anders als die klassischen Methoden folgt agiles Projektmanagement keiner fixen Planung, sondern entwickelt sich weiter und passt sich flexibel an die Situation an. Die Teams sind daher in der Lage, schnell und flexibel auf Unvorhergesehenes zu reagieren.

Die agilen Methoden zeichnen sich durch folgende Merkmale aus:

  • aufeinander aufbauende Planung
  • schnelles Reagieren auf Änderungen
  • schlanke Prozesse
  • offene, nicht eindeutig definierte Zielsetzung (“Visionsgetriebenheit”)
  • hohes Maß an Eigenverantwortung des Einzelnen (Bottom-up-Kommunikation)

Tipps für das erfolgreiche Umsetzen agiler Projektmanagement-Methoden:

  • Sehr gute Zusammenarbeit im Team: Teamarbeit ist das A und O in agilen Projekten, daher ist es wichtig, Regeln für die Zusammenarbeit aufzustellen, an die sich jeder hält. Anforderungen, Briefings und Updates sind stets klar zu kommunizieren.
  • Kurze Feedbackschleifen: Langwierige Abstimmungsrunden verursachen Wartezeiten und hindern den Flow des Projekts, was unnötige Kosten zur Folge hat. Daher sollten Feedbackschleifen bewusst kurz gehalten werden.
  • Schnelle Reaktionsfähigkeit bei veränderten Anforderungen: Die Lösungen beziehungsweise Entwicklungen, die vom Projektteam erarbeitet werden, sind dem Kunden vorzulegen und sollten seine Zustimmung wecken. Feedback und Änderungswünsche dürfen deshalb nicht unbeantwortet bleiben, damit der Prozess nicht leidet.

1. Scrum

Der Begriff “Scrum” kommt aus dem amerikanischen Rugby und bezeichnet eine Gruppe von Spielern, die sich um den Ball drängt. Im Projektmanagement steht dieses Bild für die Vorstellung, dass ein erfahrenes Team sich selbst steuern kann und die Projektziele zu seiner Vision macht. Es gibt nur wenige feste Regeln. Stattdessen will man erreichen, dass sich die Projektmitarbeiter regelmäßig und dynamisch miteinander abstimmen. Nur so sind sie in der Lage, in jeder Situation flexibel zu reagieren.


SCRUM wird häufig in der Produktentwicklung eingesetzt. Wichtigste Ziele sind die Optimierung der Kommunikation, der Entwicklungsgeschwindigkeit und der Arbeit im Team. Grundlage des Prozesses ist eine Vision, die es umzusetzen gilt. Dafür wird das Projekt in sogenannte Sprints eingeteilt, deren maximale Dauer vier Wochen beträgt. Das Projektteam ist selbstverwaltend. Es hat die Aufgabe, Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten selbst festzulegen und zu erfüllen. Darüber hinaus werden für das Projekt verschiedene Rollen definiert: der Scrum Master als Moderator und Vermittler, der die Prozesse steuert, sowie der Product Owner als Vertreter von Auftraggebern oder Nutzern.

Projektmanagement mit Scrum (Quelle: scrum.org)

2. Kanban

Die Projektsteuerung nach Kanban hat das Ziel, die Kosten gering und die Produktivität hoch zu halten. Im Mittelpunkt der Methode steht eine strenge Effizienzkontrolle, die mit einem eher weichen Führungsstil kombiniert wird.

Grundlage von Kanban ist die Visualisierung des Projektfortschritts auf dem sogenannten Kanban-Board. Dabei werden alle im Rahmen des Projekts anfallenden Aufgaben in einer Tabelle strukturiert. Die Auflistung gibt Aufschluss darüber, welche Arbeiten von wem wann erledigt werden müssen und wo eventuell noch Lücken bestehen.

Ziel von Kanban ist es, einen Flow zu erreichen und dadurch Blockaden und die mit ihnen verbundenen Wartezeiten zu vermeiden. Kanban ist beispielsweise gut für Projekte geeignet, in denen eine konstante Leistung erbracht werden muss, beispielsweise in der Produktion.

3. Lean Project Management

Das “schlanke” Projektmanagement verbindet die Methoden des Projektmanagements mit den Ideen des Lean Management. Neben der Minimierung von Verschwendung geht es beim Lean Project Management um die Maximierung des Kundennutzens, also um die Frage, wie man mit weniger Ressourcen einen größtmöglichen Mehrwert für den Kunden schafft. Der gesamte Prozess ist darauf ausgerichtet, den Kundennutzen zu steigern. Dafür ist es wichtig, einen kontinuierlichen Austausch mit dem Kunden zu suchen und diesen aktiv in den Herstellungsprozess zu integrieren.

Im Lean Project Management geht es also nicht so sehr darum, Termin- und Budgetpläne exakt einzuhalten. Stattdessen will man das Projekt hinsichtlich Nutzen und Verschwendung optimieren. Dafür muss das Projektteam nicht nur die Anforderungen des Kunden, sondern auch seine sonstigen Bedürfnisse genau kennen.

Lean Management (quelle: digatus.de)

4. Design Thinking

Design Thinking beruht auf dem Prinzip interdisziplinärer Teams und zielt auf Problemlösungen und innovative Ideen ab. Der Prozess des Modells umfasst fünf bis sechs Phasen von der Analyse bis zur Entwicklung eines Prototypen. Auch der Prozess des Design Thinking basiert auf der Grundlage von Feedback und Tests. Das Ziel ist, nach mehreren Schleifen zu einem zufriedenstellenden Produkt zu gelangen.

Fazit

Bei der Wahl der passenden Strategie für das Managen von Projekten sind stets die Eigenheiten des jeweiligen Projekts zu beachten. Im Projektmanagement gibt es eine Vielzahl von Methoden, aus der sorgfältig ausgewählt werden muss.

Die Entscheidung, welche Projektmanagement-Methode verwendet wird, hängt von der Einfachheit beziehungsweise Komplexität des Projekts sowie dem Kunden, den verfügbaren Ressourcen und den sonstigen Projektbeschränkungen ab. Zu letzteren gehört beispielsweise die Bereitschaft des Kunden zu Veränderungen und Risiken. Eine Rolle spielen auch der Zeitplan, die zur Verfügung stehenden Tools sowie die Flexibilität der Projektmitarbeiter.

Ob nun Wasserfall oder SCRUM – jede Projektmanagement-Methode hat Stärken und Schwächen. Letztlich sollten Interim Projektmanager ihre Wahl von der Frage abhängig machen, welche Methode dem Kunden den größten Nutzen bietet.

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